Möteskoordinator likar Jönssonligans geni
Elisabeth Idermark var torsdagens föreläsare. Tidigare har Elisabeth jobbat som både informatör och journalist men nu arbetar hon som möteskoordinator på EU. Hon han ansvar för 16 av de 113 mötena Sverige ska arrangera när de nu är ordförande i EU. Under de två eftermiddagstimmarna berättade hon om hennes arbetsuppgifter som möteskoordinator och visade bilder från möten. Det jag urskilde på föreläsningen var hur viktigt det var att kommunicera ut den grafiska profilen. Annars relaterade jag många av hennes arbetsuppgifter till mina egna i mitt arbete som projektledare för Drivhuset. Elisabeth pointerade hur viktigt det är att inte glömma något, utan vara planerad och kunna förutsäga saker innan de händer. Här vill jag referera till den kände Charles-Ingvar Jönsson (Sickan) från Jönssonligan ”Allt måste vara planerat in i minsta detalj!”. För det är precis så, här finns inget utrymme för misstag. Elisabeth planerar väl och saker hon själv inte kan rå för ser hon över en extra gång, ett exempel på det är bussarna. Om en buss ska hämta deltagarna från ett möte för att åka till ett annat, ringer hon bussbolaget en halvtimme innan bussen ska komma för att se så allt går rätt till och att hon kan hålla sin planering med tidsschemat.
Eftersom mötena är beredningsmöten och enligt Elisabet, mest handlar om att utbyta erfarenheter och få kunskap, tas inga större beslut. Elisabeth frågade oss efter hennes föreläsning om vi tyckte att det var relevant att ha mötena eller om det var ett spel för galleriet. Me kort eftertanke är det nog det sistnämnda, ett spel för galleriet då, mötena är inofficiella och inga beslut tas. Jag ställer mig frågande till vad man faktiskt får ut av mötena i förhållande till den tid och den stora summa pengar som går åt beredningsmötena. Jag tycker mig också se en form av dubbelmoral då de vill vara så miljömedvetna som möjligt och där av väljer bort vatten på flaska samtidigt som de kör lastbilar med möbler kors och tvärs genom Sverige för att ”en blå stol passar bättre in än en vit”. Men beträffande Elisabeths arbete är det helt klart inget spel för galleriet. Jag ser hennes arbete som oerhört viktigt och jag tror att man lätt glömmer av hur strukturerat allt är när man ”bara” är deltagare vid ett av mötena. Maten, informationspåsarna, valet av lokal, valet av färger och former i förhållande till den grafiska profilen, logistik, säkerhet och mycket mer är sådant som bara finns där och som man kanske inte märker av men definitivt påverkas av.
Massmedier: en bok om press, radio och TV (2003) skriver om, hur vi uppfatta kommunikation beror på omgivningen i vilken kommunikationen försiggår, helt enkelt kontexten. De berättar om hur vi alla blir utsatta för olika slag av påverkan och detta har betydelse för hur vi tar emot budskapet och tolkar det. Vår bakgrund i form av, uppfostran, utbildning och livserfarenhet har självklart också en tror betydelse hur vi tolkar ett meddelande förklarar Hadenius och Weibull, bokens författare. Det här är ändå våra grunder som vi lärt oss från början på Media management men jag anser det också passar in på det mesta och man ska ha det i bakhuvudet och i Elisabeths arbete, i allra högsta grad. Vad hon kommunicerar genom alla olika delarna i mötet är mycket viktigt. Hur hon visar den grafiska profilen och färgerna används, vilken slags mat, hur mycket och vad för slags dricka. Allt tolkas av deltagarna på ett eller annat sätt. Medierna lika så, det gäller att visa den fina sidan då pressen kommer för att fotografera vid mötet. Elisabeth berättar hur pressen i regel inte tar fotton när mötena är igång. ”Då bara sitter de och det ser rätt tråkigt ut” menar hon, men när det minglas väljer hon att släppa in medierna. De får då får roligare foton som utåt kommunicerar mer positiv känsla än vad som hade synts vid en bild på ett stort allvarligt möte. Som sagt, ” Allt måste vara planerat in i minsta detalj!”.
(bilder tagna från aftonbladet.se)
Hadenius, Stig & Weibull, Lennart (2008) Massmedier: En bok om press, radio och TV. Albert Bonniers förlag
